Archivalien können nur dann langfristig erhalten und vorgelegt werden, wenn sie durch sachgemäße und sorgfältige Behandlung dauerhaft erhalten bleiben. Deshalb sind vor der Benutzung bestellter Archivalien einige Regeln zu beachten:
- Bitte legen Sie Mäntel, Mappen und Taschen (auch von tragbaren Computern) in den abschließbaren Schränken im Gang ab.
- Die Einsichtnahme erfolgt an den Arbeitstischen. Bei kurzen Arbeitspausen kann das ausgegebene Archivgut auf den Arbeitstischen liegen bleiben, muss allerdings zum Schutz vor unnötiger Lichteinwirkung geschlossen und abgedeckt werden.
- Die Archivalien sind sorgsam und schonend zu behandeln. Daher sind folgende Punkte zu beachten:
1. Bitte tragen Sie bei der Benutzung von Archivalien Handschuhe.
2. Archivalien sind keine Schreibunterlage. Ebenso ist es nicht gestattet, Archivalien schräg gegen die Tischkante zu lehnen und sich auf sie zu stützen. Für empfindliche Objekte (z.B. Urkunden) stellt Ihnen die Lesesaalaufsicht Hilfsmittel zur Verfügung (Filzunterlagen, Baumwollhandschuhe).
3. Technische Probleme beim Umgang mit Archivalien – etwa das Öffnen verklebter Seiten oder von Metallklammern – sind nur durch das Archivpersonal zu beheben.
4. Änderungen im Ordnungszustand der Archivalien sind untersagt. Entnehmen Sie keine Dokumente aus Akten oder Bänden. Bei Fragen zu den Archivalien wenden Sie sich bitte an das Archivpersonal, ohne die Archivalien vom Arbeitstisch zu entfernen.
5. Keinesfalls dürfen Gegenstände in die Archivalien eingelegt werden. Als Lesezeichen verwendete Papierstreifen sind vor der endgültigen Rückgabe des Archivales vom Benutzer selbst zu entfernen.
6. Es ist verboten, Archivalien abzupausen oder in Archivalien Notizen oder Zeichen anzubringen. Beim Abschreiben können Sie zum Markieren von Zeilen ein Blatt Papier zur Linienführung verwenden.
7. Bitte verwenden Sie nur den Bleistift zum Schreiben. Kugelschreiber, Füller und Filzstifte sind nur zum Ausfüllen von Benutzungsantrag und Kopieraufträgen erlaubt.
8. Ruhe ist das oberste Gebot im Lesesaal. Daher sind laute Unterhaltungen oder Telefonate (Handys) zu vermeiden.
9. Essen, Trinken oder Rauchen im Saal sind nicht gestattet. Aus Sicherheitsgründen ist das Rauchen auch im übrigen Gebäude (Gang, Toiletten) untersagt.
10. Nach Abschluss der Benutzung muss das Archivgut – gegebenenfalls unter Hilfestellung des Archivpersonals – wieder ordnungsgemäß, schonend und in korrekter Reihenfolge verpackt werden.